Escribir un correo electrónico puede parecer un proceso simple, pero para hacerlo bien, debes prestar atención. Por ello, Century21 recomienda seguir la regla de oro:
1.- Gire en línea recta clara.
Ejemplos de buenas líneas de asunto son «Cambió la fecha de la reunión», «Pregunta rápida sobre su presentación» o «Propuesta».»
2.- Utiliza una dirección de correo electrónico profesional.
Si trabaja para una empresa, debe utilizar la dirección de correo electrónico de la empresa. Siempre debe tener una dirección de correo electrónico que transmita su nombre para que los destinatarios sepan exactamente quién está enviando el correo electrónico.
3.- Piensa dos veces antes de «Responder a todos».
Nadie quiere leer correos electrónicos de 20 personas si no tienes nada que ver con ellas. Es posible que ignoren estos correos electrónicos, pero muchos reciben notificaciones de mensajes nuevos en sus teléfonos inteligentes o ventanas emergentes que los distraen en las pantallas de sus computadoras.
4.- Usa los signos de exclamación con moderación.
Si elige usar un signo de exclamación, utilícelo solo para expresar emoción.
5.- Cuidado con el humor.
El humor puede perderse fácilmente en la traducción sin el tono o la expresión facial correctos. En la comunicación profesional, es mejor no utilizar el sentido del humor en los correos electrónicos a menos que conozca muy bien al destinatario. Además, lo que te parece interesante puede no serlo para otras personas.
6.- Saber que personas de diferentes culturas hablan y escriben diferente..
Debido a las diferencias culturales, pueden surgir fácilmente malentendidos, especialmente al escribir cuando no podemos ver el lenguaje corporal del otro. Adapte su mensaje a los antecedentes culturales del destinatario o qué tan bien los conoce.
7.- Responda a los mensajes de correo electrónico aunque el mensaje no esté destinado a usted.
Es difícil responder a todos los correos electrónicos que no están dirigidos a usted. Esto incluye situaciones en las que se le envió un correo electrónico accidentalmente, especialmente si el remitente está esperando una respuesta. No se requiere una respuesta, pero sirve como una buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si la persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.
Finalmente, qué recordar, de qué sirve medios de comunicación en masa Cada vez es más habitual en el mundo profesional, por lo que en ocasiones se pasa por alto, pero lo cierto es que se ha convertido en una herramienta casi imprescindible en el trabajo diario.